WODWAW Rules & Regulations

World of Dance Warsaw Qualifiers 2019

Rules and Regulations

English version [wersja polska poniżej]

Revised 27-02-2019

  1. Audition rules

Audition Video

  • The audition video may be of your dance group’s most recent performance.
  • Make sure your video showcases the very best of your group’s abilities.
  • Unfortunately, we cannot accept dance class footage as an audition video. Entries that include dance class footage will be disqualified.

Competition Entries

  • Junior Team Division*
  • Groups must have a minimum number of 5 registered dancers.
  • Junior Team Division is for dancers with ages 18 or under
  • Upper Team Division*
  • Groups must have a minimum number of 5 registered dancers.
  • Upper Team Division is for adults, college students, and professional dancers but is open for all ages.
  • Groups can be comprised of dancers who are of mixed ages over & under 18.

* To be clear: 18 year olds may participate in either Junior or Upper. 19 year olds (and older) may not participate in Junior Team Division. 17 year olds (and younger) may participate in Junior Team Division or Upper Team Division.

Showcase Entries

  • Junior Team Showcase
  • Groups must have a minimum of 5 registered dancers.
  • All group members must be 18 or under.
  • Upper Team Showcase
  • Groups must have a minimum number of 5 registered dancers.
  • Group Division is for adults, college students, and professional dancers but is open for all ages.
  • Groups are comprised of dancers who are of mixed ages.

2. Teams Registration Process 

STEP 1
CREATE YOUR TEAM ACCOUNT:

  • Go to eventioninc.com and click ”create an account”
  • Fill in and submit the form

STEP 2
REGISTER YOUR TEAM:

  • Log into your account at eventioninc.com
  • Choose the event WORLD OF DANCE CHAMPIONSHIP SERIES – WARSAW 2019
  • Click “Submit Your Team Now”
  • Fill in and submit your registration

STEP 3
AUDITION PROCESS:

After receiving your registration form, we will let you know if you have been accepted into the line-up

If you are accepted proceed with Step 4 & 5

STEP 4 
UPLOAD YOUR MUSIC:

Upload your mp3 music file into your account before the deadline

STEP 5
BUY YOUR TICKETS:

Buy participant tickets through your account for each of your team members before the deadline

3. Completing Your Team Registration
Once your team is accepted into the lineup the spotlight is almost yours! 
But now; the paperwork: you must first complete your team’s registration.  

The deadline to complete your team’s registration is two weeks prior to the World of Dance event – 11th May. If your team does not complete the registration process by this time, you risk expulsion from the lineup.

To complete your teams’ registration, you must:

  1. Purchase Team Tickets for each participant in your team
  2. Upload your performance music

Team Tickets
Tickets for participating teams and their coach/choreographer/leader must be purchased through the team account with www.eventioninc.com. The following rules apply:

  • Your team is required to purchase one ticket for each participant
  • Your team is required to purchase one ticket for each coach/choreographer/leader
  • All participant and coach/choreographer/leader tickets must be paid for in one order, this ticket order must be placed through the team account on www.eventioninc.com
  • The deadline for a team to purchase its tickets is at least two weeks prior to the World of Dance event
  • Failure to purchase your tickets before the deadline
  • There are no refunds for cancellations

Audience members may use the audience ticket link which can be found here: https://bit.ly/2VDcaQJ

Tickets sale responsibility

  • Tickets are sell by external operators
  • Company responsible for dancers tickets sale is “Evention Inc.” registered in Netherlands, Vrijkensven 19, 5646 HP in Eindhoven. BT/VAT number 200867866B.01.
  • Company responsible for audience/ spectators tickets sale is

“Ticket Group Sp. z o.o.”registered in Poland, ul. Krzywickiego 34, 02-078 Warszawa, NIP: 7010708282, REGON: 367977176, KRS: 0000689648

  • Ticket operators or event organizers are not responsible for additional costs, differences in exchange rates and bank commissions related to the transfer. The registration will take into account the actual final amount booked in the recipient’s bank account.

Music
To complete the registration process all teams must submit performance music. The following rules apply:

  • The deadline to upload your team’s music is 2 weeks prior to the World of Dance event date*.
  • All music must be in an mp3 format
  • Profanity and inappropriate or offensive language are NOT allowed. Since World of Dance is a family event, all music must be clean.
  • Music and performance time for Junior Team division must not exceed 4 minutes in length.
  • Music and performance time for Upper Team division must not exceed 6 minutes in length.
  • Your audio file name should be your crew’s name. For example: dopecrew.mp3

*After your music has been accepted, performers will need to have a back-up USB labeled with the group name on it. The music file on the back-up USB must be the same file that was sent in before the deadline. If the music file is switched and violates the language and/or time rule, the team will no longer be allowed to perform and may be banned from participating at future World of Dance events.

Once your team has uploaded its’ performance music in mp3 format and purchased tickets for each participant, the registration process is complete! Now it’s time to enjoy your journey until the event,  and train, train, train!  

4. Pre-show Packets

To get you excited and ready to perform, the World of Dance Warsaw Team will provide a Talent Packet to each group’s primary contact. The packet includes your check-in time, show line-up, example score sheet, and other vital information pertaining to the event. Talent Packets will be sent out a week prior to the World of Dance Warsaw event date.

5. Judges Panel & Scoring System

Curious about scoring? For each event, a panel of judges decides team scores. The Judges Panel will consist of a minimum of 5 judges and 1 tabulator. All judges will meet the eligibility, training, judge skills level, and requirements set forth by the World of Dance Warsaw event producers.

All judges will score each competing team based on the following criteria:

  • Routine: 40% (40 points out of 100 total points)
  • Choreography in Routine
  • Staging of Routine
  • Transitions within Routine
  • Originality of Routine
  • Set Theme of Routine
  • Execution: 35% (35 points out of 100 total points)
  • Performance Quality
  • Cleanliness of Routine
  • Dynamics in Movement
  • Energy in Performance
  • Facial Expressions
  • Formations
  • Presentation: 20% (20 points out of 100 total points)
  • Costume / Performance Attire
  • Hair & Make-Up
  • Crowd Appeal: 5% (5 points out of 100 total points)
  • Crowd Response to the Performance

6. Main Stage Area & Back Stage Specs

At World of Dance Warsaw the following areas are available for dancers:

  • Crossover: There is a crossover available to allow for dancers to switch between each side of the stage without being seen.
  • Dancer prep area: There is an area dedicated to dancers for stretching and preparing just before taking the stage. This area is only for the next 3 dance crews due to perform. Due to the nature of the venue, it’s pretty much impossible for us to offer proper dressing rooms to each of the hundreds of dancers participating in the event. There will be huge spacious room for the crews to stretch and leave their stuff, so please don’t take your bags and others unneeded equipment close to the stage area.

Got props in your act? All of them must go through a screening process. The World of Dance Warsaw Team must approve all performance props prior to the event date. To get approval, email photos of your props to the Event Manager before the event. All props must be fire retardant. Any prop that hasn’t been approved prior to the event will not be allowed on stage.

Due to time constraints, tech rehearsals will not be permitted on the main stage.

All performers are responsible for their own items. The venue and World of Dance Warsaw staff will not be held responsible for any lost, stolen, or damaged items.

7. Responsibility of Participants and the Organizer.

Event participants are solely responsible for the items owned by them. World of Dance Warsaw Team is not responsible for items lost, stolen or damaged during the event.

Participation in World of Dance Warsaw is tantamount to the Participant’s statement that her/his health allows her/him to appear in events of this kind. World of Dance Warsaw Team is not responsible for injuries or other types of health damage that occurs during the event – both on the stage or in the space available to the audience.

In case of any venue/equipment damage, the person who caused the damage is liable for any claims from the venue/equipment owner.

As a result of the artistic nature of the realized services, World of Dance Warsaw Team reserves the right to change the time-schedule, program details or artists’ line-up at any time. The above-mentioned changes are not the basis of the complaint or cost-refund.

World of Dance Warsaw Qualifier is a children and youth sports competition event and its aim is to promote positive role models and motivate young dancers for further education.

8. Awards & Cash Prizes

What’s in it for you? The fun of expressing yourself with hundreds of other dancers, the thrill of sharing your art, and of course: prizes! To celebrate the most successful performances, World of Dance Warsaw will hold an Awards Ceremony after Junior Team Division and second jointly after Upper Team Division.

  • World of Dance Warsaw will award trophies to dancers/groups that place 1st, 2nd, and 3rd within each division.
  • First place winners from the Upper Team Division will receive €700 cash (or equivalent in PLN).
  • First place winners from the Junior Division will receive €400 cash (or equivalent in PLN).
  • Additional awards will be given in each division for Best Theme, Best Costume, and Crowd.

Teams that compete at a minimum of one World of Dance Qualifier are eligible to compete at the World of Dance Championships (previously “Finals”) in Los Angeles. Below are the conditions which must be met in order to be invited to participate at WOD Finals:

• Junior and Upper acts who score 1st, 2nd or 3rd place with an average score of 80 points or higher.

If you have any questions concerning the World of Dance Warsaw Qualifiers, please don’t hesitate to contact us: warsaw@worldofdance.com 

World of Dance Warsaw Qualifiers 2019

Regulamin i zasady eliminacji
wersja polska [English version above]

Uaktualniony 27-02-2019

1. Zasady eliminacji

Video kwalifikacyjne

  • Może to być nagranie jednego z ostatnich pokazów.
  • Upewnij się, że przesłane video pokazuje umiejętności w możliwie najlepszy sposób.
  • Nie akceptujemy filmów nagranych na zajęciach tanecznych. Tego typu materiały nie będą brane pod uwagę w procesie eliminacji.

Kategorie zgłoszeń konkursowych:

  • Junior Team Division*
  • Grupy liczące minimum 5 zarejestrowanych tancerzy.
  • Tancerze w wieku 18 lat lub młodsi.
  • Upper Team Division*
  • Grupy liczące minimum 5 zarejestrowanych tancerzy.
  • Team Division jest przeznaczona dla osób pełnoletnich, studentów i profesjonalnych tancerzy, ale udział w tej kategorii mogą brać osoby w dowolnym wieku.
  • Grupy mogą być tworzone z osób pełnoletnich i niepełnoletnich.

* Podsumowując – 18-latkowie mogą brać udział we wszystkich kategoriach: Junior Team Division oraz Upper Team Division. Natomiast 19-latkowie (i starsi) nie mogą brać udziału w kategorii Junior Team Division. 17-latkowie (i młodsi) mogą brać udział w Junior Team Division lub w Upper Team Division.

Kategorie zgłoszeń do pokazów:

  • Pokaz Junior Team
  • Grupy składające się z minimum 5 zarejestrowanych tancerzy.
  • Osoby do 18 roku życia.
  • Pokaz Upper Team
  • Grupy składające się z minimum 5 zarejestrowanych tancerzy.
  • Kategoria jest przeznaczona dla osób pełnoletnich, studentów i profesjonalnych tancerzy, ale udział w tej kategorii mogą brać osoby w dowolnym wieku.
  • Grupy mogą być tworzone z osób pełnoletnich i niepełnoletnich.

2. Proces rejestracji tancerzy

KROK 1
UTWÓRZ SWOJE KONTO:

  • Wejdź na stronę eventioninc.com i wybierz ”create an account”
  • Wypełnij i zatwierdź formularz

KROK 2
ZAREJESTRUJ SWOJĄ EKIPĘ:

  • Zaloguj się na swoje konto na stronie eventioninc.com
  • Wybierz wydarzenie WORLD OF DANCE CHAMPIONSHIP SERIES – WARSAW 2019
  • Wybierz “Submit Your Team Now”
  • Wypełnij i zatwierdź formularz zgłoszeniowy

KROK 3
PROCES REKRUTACJI:

Po rozpatrzeniu Waszej aplikacji tak szybko jak to możliwe odpowiemy czy zostaliście zakwalifikowani do turnieju. Jeżeli dostaliście się do zawodów patrzcie na kolejne kroki.

KROK 4 
DODAJCIE SWOJĄ MUZYKĘ:

Za pomocą swojego konta użytkownika prześlijcie do nas muzykę według specyfikacji, którą znajdziecie w regulaminie niżej.

KROK 5
KUPCIE SWOJE BILETY:

Wszyscy tancerze oraz trenerzy powinni kupić swoje bilety, zapewniające wejście na wydarzenie. Bilety możecie kupić przez swoje konto użytkownika.

3. Zakup biletów i przesłanie muzyki
Zakwalifikowaliście się do turnieju? Świetnie! Światło reflektorów już czeka! Zanim jednak staniecie na scenie World of Dance Warsaw, czeka Was kilka formalności. Pamiętaj, że powinieneś dokończyć proces rejestracji swojej ekipy najpóźniej 2 tygodnie przed wydarzeniem (11.05.2019r.). Aby to zrobić powinieneś:

  • Zakupić bilet dla wszystkich tancerzy
  • Przesłać muzykę zgodną z wymaganiami World of Dance

Bilety dla tancerzy i ich trenerów/opiekunów
Bilety zarówno dla tancerzy jak i ich trenerów/choreografów/opiekunów należy zakupić przez panel użytkownika utworzony na stronie eventioninc.com
Proszę przestrzegać następujących zasad:

  • Każdy z tancerzy Twojej ekipy powinien zakupić bilet wstępu
  • Choreograf/ Trener/ Opiekunowie zobowiązani są do zakupu biletu wejścia
  • Wszyscy tancerze, trenerzy, choreografowie, opiekunowie powinni kupić bilety za pośrednictwem jednej transakcji przez panel użytkownika
  • Ostateczny termin zakupu biletów mija 2 tygodnie przed wydarzeniem World of Dance Warsaw, czyli 11.05.2019 rok
  • Anulowane transakcje nie podlegają zwrotom

Bilet wstępu jest jednocześnie wpisowym dla uczestników. Oznacza to, że każda osoba biorąca udział w konkursie lub pokazie musi kupić dla siebie bilet na kategorię, w której występuje (lub “All-day pass”). 

Bilety dla widzów
Jeżeli chcesz zobaczyć zmagania tancerzy na żywo, możesz zakupić bilety na stronie: https://bit.ly/2VDcaQJ

Podmioty odpowiedzialne za sprzedaż biletów

  • Za sprzedaż biletów odpowiedzialne są platformy zewnętrzne
  • Podmiotem odpowiedzialnym za sprzedaż biletów dla tancerzy jest firma “Evention Inc.” zarejestrowana w Holandii pod adresem Vrijkensven 19, 5646 HP in Eindhoven. BT/VAT number 200867866B.01.
  • Podmiotem odpowiedzialnym za sprzedaż biletów dla widzów jest firma 
    “Ticket Group Sp. z o.o.” zarejestrowana pod adresem, ul. Krzywickiego 34, 02-078 Warszawa, NIP: 7010708282, REGON: 367977176, KRS: 0000689648
  • Operator sprzedaży biletów ani organizatorzy wydarzenia nie ponoszą odpowiedzialności za dodatkowe koszty, różnice w kursach walut i prowizje bankowe związane z wykonaniem przelewu. Przy rejestracji uwzględniana będzie rzeczywista, finalna kwota zaksięgowana na koncie bankowym odbiorcy.

Muzyka
Aby Wasze rejestracja była kompletna musicie przesłać nam muzykę do Waszego pokazu. Zróbcie to jak najwcześniej. Ostateczny termin upływa 2 tygodnie przed wydarzeniem czyli do 11.05.2019 r.

Wszystkie pliki muszą być przesłane w formacie mp3 za pośrednictwem Twojego panelu użytkownika na stronie eventioninc.com.

Proces akceptacji utworów muzycznych*

Po przesłaniu do nas muzyki, zespół World of Dance Warsaw zajmie się sprawdzeniem, czy plik odpowiada wszystkim standardom zgodnym z regulaminem wydarzenia:

  • Wulgaryzmy, niewłaściwy lub obraźliwy język i treści NIE są dozwolone. World of Dance jest wydarzeniem rodzinnym.
  • Plik muzyczny powinien być wysłany w formacie mp3
  • Tytuł pliku powinien zawierać nazwę ekipy oraz kategorię np. dopecrew.mp3
  • Muzyka dla grup występujących w kategorii Junior Team Division nie może trwać dłużej niż 4 minuty
  • Muzyka dla grup występujących w kategorii Upper Team Division nie może trwać dłużej niż 6 minut

*Po zatwierdzeniu muzyki tancerze będą musieli dostarczyć kopię zapasową na nośniku USB. Nośnik oznaczony nazwą grupy należy dostarczyć organizatorom w dniu eventu. Plik muzyczny na zapasowym nośniku USB musi być tym samym plikiem, który został zatwierdzony przez zespół World of Dance Warsaw. Jeśli plik muzyczny zostanie zmieniony naruszając zasady poprawnego języka/czasu trwania uczestnicy zostaną zdyskwalifikowani i mogą zostać wykluczeni z udziału w przyszłych wydarzeniach World of Dance. Warto zatem przestrzegać tych zasad.

Pakiet uczestnika

Tydzień przed wydarzeniem zespół World of Dance Warsaw wyśle osobie wskazanej w formularzu jako kontaktowa tzw. “Pakiet Uczestnika” (“Talent Packet”). W Pakiecie znajdziecie m.in. godziny rejestracji, line-up, przykładowy arkusz ocen i inne istotne informacje dotyczące wydarzenia.

Panel Sędziów i System Punktowy

Ciekawi Cię punktacja? W każdym naszym turnieju o wynikach zawodników decyduje punktacja sędziów. Panel sędziowski składa się z minimum 5 sędziów i 1 tabulatora. Wszyscy sędziowie spełniają kryteria dotyczące kwalifikacji, poziomu umiejętności i innych wymagań określonych przez producentów wydarzeń World of Dance.

Każdy z sędziów oceni każdą z rywalizujących grup / tancerzy w oparciu o następujące kryteria:

  • Układ: 40% (40 z łącznie 100 dostępnych punktów)
  • Choreografia
  • Etapy pokazu
  • Przejścia
  • Oryginalność
  • Motyw i ustawienie
  • Wykonanie: 35% (35 z łącznie 100 dostępnych punktów)
  • Jakość wykonania
  • Czystość wykonania
  • Dynamika wykonania
  • Energia wykonania
  • Mimika twarzy
  • Formacja
  • Prezentacja: 20% (20 z łącznie 100 dostępnych punktów)
  • Kostiumy / Stroje uczestników
  • Włosy i makijaż
  • Reakcja widowni: 5% (5 z łącznie 100 dostępnych punktów)
  • Reakcja widowni na dany występ

6. Specyfikacja sceny głównej i kulis

Podczas wydarzenia World of Dance Warsaw zawodnikom zostaną udostępnione:

  • Przejście techniczne pozwalające tancerzom przemieszczać się między każdą ze stron sceny, nie będąc widzianym.
  • Strefa przygotowań do tańca: miejsce, w którym tancerze mogą się rozciągnąć i przygotować tuż przed wejściem na scenę. Wstęp do strefy mają tylko 3 grupy, które wystąpią w najbliższym czasie. Ze względu na charakter wydarzenia i obiektu, nie jesteśmy w stanie zapewnić odpowiednich garderób wszystkim z setek tancerzy biorących udział w wydarzeniu, dostępna będzie jednak przestrzeń gdzie można zostawić swoje rzeczy, zatem prosimy by do strefy backstage nie wnosić walizek i innych niepotrzebnych akcesoriów.

Chcesz użyć rekwizytów w swoim pokazie?  Wszystkie z nich muszą zostać zaakceptowane przez zespół World of Dance Warsaw przed rozpoczęciem wydarzenia. Prześlij nam zdjęcia swoich rekwizytów przed wydarzeniem. Wszystkie rekwizyty muszą być ognioodporne. Rekwizyty, które nie zostaną zatwierdzone przed wydarzeniem, nie będą mogły być wykorzystane na scenie.

Ze względu na ograniczenia czasowe, nie przewidujemy prób technicznych na scenie.

7. Odpowiedzialność Uczestników i Organizatora.

Uczestnicy wydarzenia ponoszą wyłączną odpowiedzialność za przedmioty będące ich własnością. Organizator nie odpowiada za przedmioty zagubione, skradzione lub zniszczone w trakcie wydarzenia.

Udział w World of Dance Warsaw jest równoznaczny z oświadczeniem przez Uczestnika, iż stan jego zdrowia pozwala na wystąpienie w tego typu wydarzeniach. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za kontuzje, ani innego rodzaju uszczerbek na zdrowiu zaistniały w trakcie wydarzenia – zarówno na scenie jaki i w przestrzeni udostępnionej dla publiczności.

W przypadku uszkodzenia obiektu, w którym odbywa się wydarzenie lub innych przedmiotów/sprzętu, wyłączną winę za zniszczenia ponosi osoba, która dokonała zniszczeń. Ponosi też ona wyłączną odpowiedzialność w stosunku do właścicieli uszkodzonych przedmiotów/sprzętu/obiektu.

W związku z artystycznym charakterem wydarzenia, zespół World of Dance Warsaw zastrzega sobie prawo do zmiany programu wydarzenia, harmonogramu, a także listy występujących artystów w dowolnym momencie. Wymienione powyżej zmiany nie będą podstawą do reklamacji lub zwrotu poniesionych przez Uczestnika kosztów.

World of Dance Warsaw Qualifier to wydarzenie organizowane w ramach współzawodnictwa sportowego dzieci i młodzieży, którego celem jest promowanie pozytywnych wzorców i motywowanie młodych tancerzy do dalszej edukacji.

8. Trofea i nagrody pieniężne

Co możesz zyskać? Frajdę z prezentacji swojego talentu wspólnie z setkami innych tancerzy, dreszcz rywalizacji i dzielenia się własną sztuką i, naturalnie, nagrody!

Uczcimy najbardziej udane występy w trakcie Ceremonii Rozdania Nagród, która będzie miała miejsce po Junior Division, a następnie wręczymy nagrody dla zwycięzców Upper i Team Division w trakcie drugiej ceremonii na sam koniec World of Dance Warsaw.

  • Przyznamy trofea World of Dance tancerzom/grupom, które zajmą 1.,2. i 3. miejsce w każdej kategorii.
  • Zwycięzca (1. miejsce) kategorii Upper Team Division otrzyma €700 (lub równowartość w PLN).
  • Zwycięzca (1. miejsce) kategorii Junior Division otrzyma €400 (lub równowartość w PLN).
  • Nagrody dodatkowe zostaną przyznany w każdej kategorii za Najlepszy Motyw, Najlepsze Kostiumy i Reakcję Publiczności.

Uczestnicy, którzy wezmą udział w co najmniej jednych eliminacjach World of Dance mają prawo do rywalizacji w Mistrzostwach World of Dance w Los Angeles. Muszą oni spełnić następujące warunki:

  • Uczestnicy kategorii Junior Team lub Upper Team, którzy zajęli 1., 2. Lub 3. miejsce i otrzymali co najmniej 80 punktów w ocenie jurorów.

Jeśli masz jakiekolwiek pytania dotyczące World of Dance Warsaw Qualifiers, zachęcamy do kontaktu: warsaw@worldofdance.com